L’associazione è composta secondo una struttura organizzativa a due soli livelli.
A livello locale c’è l’Antenna, le cui attività sono gestite e coordinate da un board direttivo costituito da un minimo di 3 persone (presidente, tesoriere e segretario) ad un massimo di 12 persone. Le Antennae espletano le loro attività a livello cittadino e molto spesso si appoggiano ad una struttura universitaria, considerato anche il fatto che la maggior parte dei membri di AEGEE sono studenti universitari.
A livello europeo c’è il Comitato Direttivo (Comitè Directeur), con sede a Bruxelles. Esso coordina le attività delle varie sedi locali, gestisce le problematiche comuni e rappresenta l’associazione nelle istituzioni sovranazionali. È composto di 6 membri che vengono eletti annualmente in occasione delle assemblee generali dell’associazione (Agorà).
Attualmente la struttura organizzativa di AEGEE non consta di un livello nazionale, anche se molte antenne stanno spingendo per la costituzione di un livello nazionale.
Affinché possa essere efficace e raggiungere i suoi scopi a livello Europeo, AEGEE sta lavorando attraverso tematiche di gruppo chiamate Working Groups. Ce ne sono otto al momento. Addizionalmente, ci sono sei comitati e quattro commissioni volti ad assicurare il funzionamento di AEGEE a livello Europeo.
The Working Group
Uno dei più unici Working Group è l’équipe dei trainers chiamata AEGEE-Academy. Essa è nata nel 1999 e tra i suoi obiettivi principali vi è quello di organizzare trainings e assicurare lunghi termini di sostenibilità ad AEGEE. Ogni anno AEGEE-Academy organizza differenti scuole Europee come Public Relations European School (PRES). I suoi membri sono persone che sono professionisti nel creare, condurre e facilitare trainings e sono desiderosi di aiutare ogni antenna locale a trovare il trainer perfetto per i loro eventi.
Lo scambio culturale è una parte importante per molte attività AEGEE. L’obiettivo del Culture Working Group (CWG) – fondata nel 1997 – è quello di arricchire la conoscenza dei membri di AEGEE riguardo le culture in Europa. Le attività e i progetti del CWG includono trainings riguardo la comunicazione interculturale, e le guide riguardo la diversità culturale in Europa.
L’Education Working Group (EWG) fu fondata nel 1994 e punta al supporto della mobilità degli studenti in Europa, per la ricognizione dell’educazione non-formale e lavora dura in merito alla raccolta e diffusione delle informazioni riguardo ai programmi di scambio educativi. Nel passato furono organizzati alcuni progetti quali “Highter Education Days”. Le sue iniziative attuali sono connesse con il principale tema di AEGEE: “Students’ mobility” (2012-2014), incluso un training sulla mobilità.
The Environmental Working Group (EnWG), creato nel 2007, fu fondato nel principale progetto “Sustaining Our Future” (2008-2009) e ha stabilito il riuscito “European Day of Environment” (EDE) che si svolge annualmente. Quest’anno l’EnWG sulla posizione di AEGEE attraverso la conferenza delle Nazioni Unite di “Rio+20” sullo sviluppo sostenibile.
Lo Sports Working Group (SWG) è uno dei nuovi marchi working group in AEGEE, fondato durante l’Agora primaverile ad Enschede 2012. Esso punta all’uso del potere dell’attività sportiva per unire le persone provenienti da differenti culture, creare una piattaforma per le attività sportive, discussioni e metodi di insegnamento.
L’Human Rights Working Group (HRWG) fu ristabilizzato all’Agora primaverile di Enschede 2012. Esso si sforza di diffondere le informazioni riguardo la situazione dei diritti umani in Europa. Il HRWG organizza eventi e workshops dove i partecipanti possono imparare a essere coinvolti e combattere contro la soppressione dei basilari diritti umani delle persone.
L’International Politics Working Group (IPWG) ha dato inizio al progetto “Beyond Europe – Perspective of Tomorrow’s World” (2010-2012). Fu creato per accrescere la consapevolezza tra gli studenti riguardo le problematiche politiche che coinvolgono la nostra società, per supportare lo sviluppo della cooperazione transnazionale e assicurare la diretta promozione della pace e della sostenibilità in Europa. I suoi progetti attuali sono “International Politics Awareness Day” e il l’aiuto per l’organizzazione “Model of European Union” (MEU).
Poiché è un’organizzazione presente su tutta l’Europa, un cruciale problema per AEGEE è quello di poter viaggiare senza nessun tipo di ostacolo. Questo è il motivo per la creazione del “Visa Freedom Working Group” (VFWG). Esso non si occupa solo di aiutare le persone ad ottenere il visto o il permesso di soggiorno per entrare e vivere in un paese facente parte del network di AEGEE, ma è diretta anche ad influenzare e combattere per la semplificazione, chiarificazione e trasparenza dell’intera procedura per ottenere il visto.
The Committees
L’Information Technology Committee (ITC) fu creata per assistere AEGEE-EUROPE con lavori nel campo dell’IT, come mantenimento dell’hardware, offerte di supporto per gli utenti, creazioni di nuove configurazioni per il sistema corrente, anche operare come una piattaforma per le discussioni relative all’IT.
La Public RelationsCommittee (PRC)è l’apparato di AEGEE-Europe responsabile per il supporto del Network nel campo delle pubbliche relazioni e comunicazione. Opera sulla creazione di materiale promozionale, design delle campagne PR e sul miglioramento dell’organizzazione dei siti internet. Nell’autunno del 2011, la PRC ha lanciato un giornale online per i membri di AEGEE, chiamato “The AEGEEan” (www.aegee.org/magazine).
L’Human Resources Committee (HRC) fu creata nell’ottobre del 2011 per migliorare e diffondere le tecniche delle risorse umane tra le antenne di AEGEE. I suoi compiti riguardano l’analisi dei bisogni dei Network, creare materiale HR e traferirlo tra le locals di AEGEE.
L’Action Agenda Coordination Committee (ACT) è responsabile per il coordinamento dell’implementazione dei tre anni di piani di azione di AEGEE, l’action agenda.
La Corporate RelationsCommitte (CRC)fu stabilita all’Agora primaverile di Enschede nel 2012. Essa provvede alle possibilità di finanziamento per AEGEE-Europe attraverso lo sviluppo di partnerships e attraverso la preparazione di application per concessioni.
L’Events Committee (EvC) fu creata durante la primavera del 2011 affinché si possa ottenere il supporto per Comité Directeur per migliorare la qualità e l’impatto degli eventi internazionali di AEGEE. Essa assiste gli organizzatori di eventi per la preparazione degli stages di alta qualità.
The Commissions
Le commissioni contribuiscono attivamente ai lavori di AEGEE-Europe, mediano tra le locals e il CD, e allo stesso tempo render certo che ogni cosa sia fatta in accordo con l’organizzazione degli statuti, il Corpus Iuridicum Aegeense (CIA). E’ la Juridical Commission che garantisce l’osservazione di tutte le procedure e decisioni prese durante le Agorae affinché non siano violate le regole principali che sono state stabilite. Se c’è un problema in una local o tra due corpi la Mediation Commission arriverà sul posto. Questo è il corpo attraverso cui i membri più esperti danno le loro raccomandazioni al CD o alla Agora nel caso ci siano argomenti particolarmente complessi. Con 11 commissioni, la Network Commission è la commissione più larga. Essa mantiene costante la comunicazione con le locals, fornisce informazioni e avvisi affinché si possa sostenere le loro organizzazioni. L’Audit Commission costituisce un dettagliato controllo su tutti i verbali finanziari di AEGEE-Europe, incluso quelli delle antenne e quelle preparate dal Financial Director. Tutte le posizioni nelle commissioni sono elette dal corpo più alto della nostra organizzazione, l’Agora.